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Los hospitales son entornos complejos y de ritmo rápido, en los que los miembros del personal suelen hacer malabarismos con múltiples tareas a la vez. Mantener el flujo de trabajo puede ser un reto, especialmente cuando se introducen nuevas iniciativas o procesos.
Afortunadamente, hay una serie de estrategias probadas que pueden mejorar el flujo de trabajo de su hospital para que los miembros del personal dediquen menos tiempo a las tareas y más a la atención de los pacientes. En este artículo se describen 10 estrategias que puede utilizar para optimizar el flujo de trabajo de su hospital, de modo que cada miembro del personal pueda centrarse en lo que más importa: la atención al paciente.
Establecer funciones y responsabilidades claras
El flujo de trabajo comienza con el establecimiento de funciones y responsabilidades claras para cada miembro del personal. Esto incluye no sólo las tareas de las que es responsable cada empleado, sino también el departamento y el turno en el que trabaja. Un sistema de flujo de trabajo avanzado puede ayudarle a identificar cuellos de botella o áreas de confusión mediante el seguimiento del número de veces que una tarea pasa entre departamentos. Asegúrese de mantener estas funciones y responsabilidades actualizadas a medida que los miembros del personal entran y salen y se implementan nuevas iniciativas. Si trabaja en un hospital grande, puede considerar la posibilidad de crear un mapa de flujos de trabajo que identifique cómo se mueven las tareas de un departamento a otro. Este mapa puede ayudarle a identificar áreas de ineficiencia, como un largo camino entre departamentos. A continuación, puede trabajar con los departamentos responsables de estas tareas para ayudar a mejorar su flujo de trabajo.
Creación de un sistema central de gestión del flujo de trabajo
Los sistemas de gestión de flujos de trabajo (WFMS) son herramientas que le ayudan a realizar un seguimiento de las tareas, asignar fechas de vencimiento e identificar cuellos de botella en su flujo de trabajo. Esto puede ser especialmente útil en los hospitales, donde los miembros del personal suelen hacer malabarismos con múltiples tareas. Un WFMS centralizado puede ayudarle a identificar y redirigir las tareas que se están retrasando. También puede ayudarle a identificar y ajustar los flujos de trabajo desequilibrados, por ejemplo, un departamento al que se le asigna sistemáticamente más trabajo del que puede completar a tiempo. Un WFMS centralizado también puede ayudarle a gestionar el flujo de trabajo en momentos de cambio, como cuando se introduce una nueva iniciativa o un empleado deja la organización. El sistema debe permitirle hacer un seguimiento de las tareas, los plazos y otros datos del proyecto para estos cambios, de modo que el resto del flujo de trabajo no se vea afectado.
Automatizar las tareas siempre que sea posible
Cuando diseñe su flujo de trabajo, esté atento a las tareas manuales que puedan automatizarse. Esto puede incluir tareas como el envío de informes a la dirección o la programación de citas con los pacientes. Siempre que sea posible, busque formas de automatizar las tareas para que los miembros del personal puedan centrarse en los aspectos más importantes de su trabajo. Si trabaja en un hospital pequeño, es posible que no disponga de los recursos necesarios para automatizar todas las tareas. En este caso, considere la posibilidad de automatizar las tareas que tienen un mayor impacto en el flujo de trabajo y que tienen más probabilidades de perderse. Puede tratarse de tareas como el envío de informes a la dirección o la programación de citas de los pacientes. Puede ser útil que estas tareas sean gestionadas por un software en lugar de por una persona. Cuando una tarea está automatizada, hay menos margen de error y es más probable que se complete como se espera.
Educar al personal y a los pacientes
El flujo de trabajo es algo más que la asignación de tareas y fechas de entrega; también implica la gestión de las expectativas. Los miembros del personal pueden cometer menos errores y aprovechar mejor su tiempo si comprenden el flujo de trabajo, las funciones y responsabilidades, y las expectativas de las tareas que se les asignan. Los pacientes también pueden contribuir mejor al flujo de trabajo si comprenden lo que se espera de ellos. Las organizaciones sanitarias deberían considerar la posibilidad de aplicar un enfoque de comunicación estandarizado que ayude a los pacientes y a los miembros del personal a entenderse. Esto puede ayudar a reducir la falta de comunicación y mejorar el flujo de trabajo en general. Considere la posibilidad de desarrollar un módulo educativo para los miembros del personal y los pacientes que explique el flujo de trabajo, cómo se espera que se completen las tareas y qué pueden hacer los pacientes para ayudar a mejorar el proceso. Este módulo puede integrarse en los canales de comunicación existentes, como el sitio web o la aplicación móvil de la organización sanitaria. Algunos proveedores de software WFMS también ofrecen herramientas de comunicación, como módulos interactivos de educación del paciente, para ayudar a mejorar el flujo de trabajo.
Celebrar sesiones periódicas sobre el flujo de trabajo con los miembros del personal.
A medida que comience a implementar su flujo de trabajo, celebre sesiones regulares de flujo de trabajo con los miembros del personal para ayudarles a entender sus funciones y responsabilidades. Esto puede ser especialmente útil cuando se incorporan nuevos miembros al equipo o cuando se introduce una nueva iniciativa. Las sesiones de flujo de trabajo pueden ayudar a reducir los errores y mejorar la eficacia. Esto es especialmente importante cuando se añaden nuevos procesos al flujo de trabajo. Un WFMS centralizado puede ayudarle a realizar un seguimiento de estos cambios y revertir el flujo de trabajo a su estado original si algo va mal. Una sesión periódica de flujo de trabajo puede ser tan simple como una reunión en la que se guía al equipo por el flujo de trabajo y se discute cómo les afecta. También puede celebrar sesiones periódicas sobre el flujo de trabajo con las principales partes interesadas, como la dirección, para ayudarles a entender cómo funciona su flujo de trabajo y cuándo pueden esperar que se completen determinadas tareas.
Rotación de los roles de trabajo para aumentar la eficiencia
Muchos hospitales tienen departamentos con uno o dos empleados especializados en una tarea, como la programación de citas o la gestión del inventario. Para aumentar la eficiencia, considere la posibilidad de rotar a los empleados por estas funciones especializadas. Esto puede ayudar a mejorar el rendimiento general del flujo de trabajo al utilizar los distintos puntos fuertes de los miembros de su equipo y reducir los efectos del agotamiento. Por ejemplo, supongamos que su hospital utiliza una herramienta de software como servicio (SaaS) para programar las citas. Esta tarea suele llevar varias horas al día, lo que supone más de lo que un solo empleado puede completar de forma oportuna. Puede rotar a los miembros del personal en esta función, asegurándose de que se complete cada día, pero a un ritmo manejable para cada miembro del personal. Esto también puede ayudar a reducir los errores causados por la fatiga, que puede producirse cuando los empleados reciben regularmente tareas que superan su capacidad.
Proporcionar visibilidad con informes en tiempo real
Los informes en tiempo real pueden ayudar a aumentar la visibilidad en todo el hospital, lo que puede ayudar a mejorar el flujo de trabajo y reducir los errores. Esto puede ser especialmente útil en los SGA que pueden integrarse con otro software. Esto puede incluir software de programación, herramientas de gestión de datos, etc. Por ejemplo, digamos que un paciente tiene una cita programada para las 2 de la tarde, pero ocurre algo que provoca un retraso. Con los informes en tiempo real, puede identificar la cita del paciente en su software de programación y actualizar la cita para mostrar el retraso. El sistema puede entonces actualizar automáticamente el registro del paciente para mostrar el retraso, lo que puede ayudar a reducir la cantidad de tiempo que los médicos y las enfermeras pasan actualizando manualmente los registros.
Establecer horarios de trabajo predecibles
Puede parecer contradictorio, pero establecer horarios de trabajo predecibles puede ayudar a mejorar el flujo de trabajo. Esto puede ser especialmente útil para los departamentos con una mayor carga de trabajo, como las salas de urgencias o el personal de enfermería. Un horario predecible puede ayudar a garantizar que las tareas se realicen a tiempo, minimizando la posibilidad de errores. Por ejemplo, supongamos que la sala de urgencias suele tener una mayor carga de trabajo los viernes por la noche. Puede asignar horarios de trabajo para tener en cuenta este aumento de la demanda, garantizando que las tareas se realicen a tiempo y reduciendo la posibilidad de errores. Esto también puede ayudarle a identificar áreas de mejora, como un tiempo de espera superior a la media, y hacer los ajustes necesarios.
Emplear tácticas de disuasión para las tareas no esenciales
Se trata de una estrategia controvertida, pero que puede ayudar a reducir el tiempo dedicado a tareas no esenciales. Las tácticas de disuasión consisten en reducir la visibilidad de las tareas no esenciales para que sea menos probable que el personal las realice. Esto puede hacerse de varias maneras, como no hacer un seguimiento de las tareas o de las métricas relacionadas con las tareas no esenciales o informar sólo de los errores relacionados con las tareas no esenciales. Por ejemplo, digamos que los miembros del personal pasan demasiado tiempo rellenando formularios relacionados con las órdenes de medicación. Entonces puede decidir reducir la visibilidad de esta tarea. Esto puede hacerse dejando de controlar el tiempo dedicado a estos formularios o informando únicamente de los errores relacionados con esta tarea. Esto puede ayudar a reducir el tiempo dedicado a estas tareas para que los miembros del personal pasen menos tiempo completándolas.
El flujo de trabajo es un componente esencial de la experiencia sanitaria. Al mejorar el flujo de trabajo de su hospital, puede ayudar a reducir los errores, mejorar la eficiencia y aumentar la calidad de la atención prestada a los pacientes. Aunque cada una de estas estrategias es importante, sólo son efectivas si se aplican como parte de una estrategia integral que tenga en cuenta los retos únicos de su hospital. Este artículo describe 10 estrategias administrativas que puede utilizar para optimizar el flujo de trabajo de su hospital, de modo que los miembros del personal dediquen menos tiempo a las tareas y más a la atención de los pacientes.
