Administración hospitalaria: estrategias para mejorar el flujo de trabajo clínico

Los hospitales son entornos complejos y dinámicos en los que el personal a menudo debe hacer malabarismos con múltiples tareas a la vez. Mantener el flujo de trabajo puede ser un desafío, especialmente cuando se introducen nuevas iniciativas o procesos.

 Existen varias estrategias probadas que pueden mejorar el flujo de trabajo de su hospital para que el personal dedique menos tiempo a tareas administrativas y más tiempo a la atención al paciente. Este artículo describe 10 estrategias que puede utilizar para optimizar el flujo de trabajo de su hospital, de modo que cada miembro del personal pueda centrarse en lo más importante: la atención al paciente.

Establezca funciones y responsabilidades claras

El flujo de trabajo comienza con el establecimiento de funciones y responsabilidades claras para cada miembro del personal. Esto incluye no solo las tareas de las que es responsable cada empleado, sino también el departamento y el turno en el que trabaja. Un sistema de flujo de trabajo avanzado puede ayudarle a identificar cuellos de botella o áreas de confusión mediante el seguimiento de cuántas veces una tarea pasa de un departamento a otro. Asegúrese de mantener estas funciones y responsabilidades actualizadas a medida que el personal entra y sale y se implementan nuevas iniciativas. Si trabaja en un hospital grande, considere crear un mapa de flujo de trabajo que identifique cómo se mueven las tareas de un departamento a otro. Este mapa puede ayudarle a identificar áreas de ineficiencia, como un trayecto largo entre departamentos. Luego, puede trabajar con los departamentos responsables de estas tareas para ayudar a mejorar su flujo de trabajo.

Cree un sistema central de gestión del flujo de trabajo

Los sistemas de gestión del flujo de trabajo (WFMS, por sus siglas en inglés) son herramientas que le ayudan a realizar un seguimiento de las tareas, asignar fechas de entrega e identificar cuellos de botella en su flujo de trabajo. Esto puede ser especialmente útil en los hospitales, donde el personal a menudo debe hacer malabarismos con múltiples tareas. Un WFMS centralizado puede ayudarle a identificar y redirigir las tareas que se están retrasando. También puede ayudarle a identificar y ajustar flujos de trabajo desequilibrados, como un departamento al que se le asigna constantemente más trabajo del que puede completar a tiempo. Un WFMS centralizado también puede ayudarle a gestionar el flujo de trabajo durante períodos de cambio, como cuando se introduce una nueva iniciativa o un empleado deja la organización. El sistema debe permitirle realizar un seguimiento de las tareas, los plazos y otros datos del proyecto para estos cambios, de modo que el resto del flujo de trabajo no se vea afectado.

Automatice las tareas siempre que sea posible

Al diseñar su flujo de trabajo, busque tareas manuales que puedan automatizarse. Esto puede incluir tareas como enviar informes a la dirección o programar citas de pacientes. Siempre que sea posible, busque formas de automatizar las tareas para que el personal pueda centrarse en los aspectos más importantes de su trabajo. Si trabaja en un hospital pequeño, es posible que no tenga los recursos necesarios para automatizar todas las tareas. En ese caso, considere automatizar las tareas que tengan un mayor impacto en el flujo de trabajo y que sean más propensas a pasarse por alto. Estas pueden incluir tareas como enviar informes a la dirección o programar citas de pacientes. Puede ser útil que estas tareas sean gestionadas por un software en lugar de por una persona. Cuando una tarea está automatizada, hay menos margen de error y es más probable que se complete según lo previsto.

Eduque al personal y a los pacientes

El flujo de trabajo es algo más que asignar tareas y plazos; también implica gestionar las expectativas. Los miembros del personal pueden cometer menos errores y aprovechar mejor su tiempo si comprenden el flujo de trabajo, las funciones y responsabilidades, y las expectativas de las tareas que se les asignan. Los pacientes también pueden contribuir mejor al flujo de trabajo si entienden lo que se espera de ellos. Las organizaciones sanitarias deberían considerar la aplicación de un enfoque de comunicación estandarizado que ayude a los pacientes y al personal a entenderse mutuamente. Esto puede ayudar a reducir la falta de comunicación y mejorar el flujo de trabajo general. Considere desarrollar un módulo educativo para el personal y los pacientes que explique el flujo de trabajo, cómo se espera que se completen las tareas y qué pueden hacer los pacientes para ayudar a mejorar el proceso. Este módulo puede integrarse en los canales de comunicación existentes, como el sitio web o la aplicación móvil de la organización sanitaria. Algunos proveedores de software WFMS también ofrecen herramientas de comunicación, como módulos interactivos de educación al paciente, para ayudar a mejorar el flujo de trabajo.

Realice sesiones periódicas de flujo de trabajo con el personal.

A medida que comience a implementar su flujo de trabajo, realice sesiones periódicas con los miembros del personal para ayudarles a comprender sus funciones y responsabilidades. Esto puede ser especialmente útil cuando se incorporan nuevos miembros al equipo o cuando se introduce una nueva iniciativa. Las sesiones de flujo de trabajo pueden ayudar a reducir errores y mejorar la eficiencia. Esto es especialmente importante cuando se añaden nuevos procesos al flujo de trabajo. Un WFMS centralizado puede ayudarle a realizar un seguimiento de estos cambios y revertir el flujo de trabajo a su estado original si algo sale mal. Una sesión de flujo de trabajo periódica puede ser tan sencilla como una reunión en la que se guía al equipo a través del flujo de trabajo y se analiza cómo les afecta. También puede realizar sesiones periódicas con las partes interesadas clave, como la dirección, para ayudarles a comprender cómo funciona su flujo de trabajo y cuándo se puede esperar que se completen determinadas tareas.

Rote los puestos de trabajo para aumentar la eficiencia

Muchos hospitales tienen departamentos con uno o dos empleados especializados en una sola tarea, como la programación de citas o la gestión de inventario. Para aumentar la eficiencia, considere rotar a los empleados por estos puestos especializados. Esto puede ayudar a mejorar el rendimiento general del flujo de trabajo al aprovechar las diferentes fortalezas de los miembros de su equipo y reducir los efectos del agotamiento. Por ejemplo, supongamos que su hospital utiliza una herramienta de software como servicio (SaaS) para programar citas. Esta tarea suele llevar varias horas al día, lo que es más de lo que un solo empleado puede completar de manera oportuna. Puede rotar a los miembros del personal en este puesto, asegurándose de que se complete cada día, pero a un ritmo manejable para cada uno. Esto también puede ayudar a reducir los errores causados por la fatiga, que pueden ocurrir cuando a los empleados se les asignan regularmente tareas que superan su capacidad.

Proporcione visibilidad con informes en tiempo real

Los informes en tiempo real pueden ayudar a aumentar la visibilidad en todo el hospital, lo que puede ayudar a mejorar el flujo de trabajo y reducir los errores. Esto puede ser especialmente útil en los WFMS que pueden integrarse con otros programas. Esto puede incluir software de programación, herramientas de gestión de datos y más. Por ejemplo, supongamos que un paciente tiene una cita programada para las 2 p. m., pero ocurre algo que provoca un retraso. Con los informes en tiempo real, puede identificar la cita del paciente en su software de programación y actualizarla para mostrar el retraso. El sistema puede actualizar automáticamente el registro del paciente para reflejar el retraso, lo que puede ayudar a reducir la cantidad de tiempo que los médicos y enfermeros dedican a actualizar los registros manualmente.

Establezca horarios de trabajo predecibles

Puede parecer contradictorio, pero establecer horarios de trabajo predecibles puede ayudar a mejorar el flujo de trabajo. Esto puede ser especialmente útil para los departamentos con una mayor carga de trabajo, como las salas de urgencias o el personal de enfermería. Un horario predecible puede ayudar a garantizar que las tareas se completen a tiempo, minimizando la posibilidad de errores. Por ejemplo, supongamos que la sala de urgencias suele tener una mayor carga de trabajo los viernes por la noche. Puede asignar horarios de trabajo que tengan en cuenta esta mayor demanda, asegurando que las tareas se completen a tiempo y reduciendo la posibilidad de errores. Esto también puede ayudarle a identificar áreas de mejora, como un tiempo de espera superior a la media, y realizar los ajustes necesarios.

Emplee tácticas de disuasión para tareas no esenciales

Esta es una estrategia controvertida, pero puede ayudar a reducir el tiempo dedicado a tareas no esenciales. Las tácticas de disuasión consisten en reducir la visibilidad de las tareas no esenciales para que el personal sea menos propenso a realizarlas. Esto puede lograrse de varias maneras, como dejar de realizar un seguimiento de las tareas o métricas relacionadas con dichas actividades, o informar únicamente sobre los errores asociados a ellas. Por ejemplo, supongamos que el personal dedica demasiado tiempo a completar formularios relacionados con pedidos de medicamentos. Podría decidir reducir la visibilidad de esta tarea dejando de registrar el tiempo dedicado a estos formularios o informando solo sobre los errores relacionados con esta labor. Esto puede ayudar a disminuir el tiempo invertido en estas tareas para que el personal pase menos tiempo completándolas.

El flujo de trabajo es un componente esencial de la experiencia sanitaria. Al mejorar el flujo de trabajo de su hospital, puede ayudar a reducir errores, mejorar la eficiencia y aumentar la calidad de la atención brindada a los pacientes. Si bien cada una de estas estrategias es importante, solo son efectivas si se aplican como parte de un plan integral que tenga en cuenta los desafíos únicos de su hospital. Este artículo describe 10 estrategias administrativas que puede utilizar para optimizar el flujo de trabajo de su hospital, de modo que el personal dedique menos tiempo a tareas administrativas y más tiempo a la atención del paciente.