Administração Hospitalar: Estratégias para Melhorar o Fluxo de Trabalho Clínico

Hospitais são ambientes complexos e dinâmicos, onde os membros da equipe frequentemente precisam conciliar várias tarefas ao mesmo tempo. Manter o fluxo de trabalho pode ser um desafio, especialmente quando novas iniciativas ou processos são introduzidos.

 Felizmente, existem várias estratégias comprovadas que podem melhorar o fluxo de trabalho do seu hospital, permitindo que a equipe gaste menos tempo com tarefas administrativas e mais tempo no cuidado ao paciente. Este artigo descreve 10 estratégias que você pode usar para otimizar o fluxo de trabalho do seu hospital, para que cada membro da equipe possa focar no que é mais importante: o cuidado ao paciente.

Estabeleça funções e responsabilidades claras

O fluxo de trabalho começa com o estabelecimento de funções e responsabilidades claras para cada membro da equipe. Isso inclui não apenas as tarefas pelas quais cada funcionário é responsável, mas também o departamento e o turno em que trabalham. Um sistema de fluxo de trabalho avançado pode ajudar a identificar gargalos ou áreas de confusão ao rastrear quantas vezes uma tarefa passa entre departamentos. Certifique-se de manter essas funções e responsabilidades atualizadas à medida que os funcionários entram e saem e novas iniciativas são implementadas. Se você trabalha em um hospital grande, considere criar um mapa de fluxo de trabalho que identifique como as tarefas se movem de um departamento para outro. Esse mapa pode ajudar a identificar áreas de ineficiência, como um longo caminho entre departamentos. Você pode então trabalhar com os departamentos responsáveis por essas tarefas para ajudar a melhorar o fluxo de trabalho deles.

Crie um sistema central de gestão de fluxo de trabalho

Sistemas de gestão de fluxo de trabalho (WFMS) são ferramentas que ajudam a rastrear tarefas, definir prazos e identificar gargalos no seu fluxo de trabalho. Isso pode ser especialmente útil em hospitais, onde os membros da equipe frequentemente conciliam várias tarefas. Um WFMS centralizado pode ajudar a identificar e redirecionar tarefas que estão atrasadas. Ele também pode ajudar a identificar e ajustar fluxos de trabalho desequilibrados, como um departamento que recebe consistentemente mais trabalho do que consegue concluir no prazo. Um WFMS centralizado também pode ajudar a gerenciar o fluxo de trabalho durante períodos de mudança, como quando uma nova iniciativa é introduzida ou um funcionário deixa a organização. O sistema deve permitir que você rastreie tarefas, prazos e outros dados de projeto para essas mudanças, para que o restante do fluxo de trabalho não seja afetado.

Automatize tarefas sempre que possível

Ao projetar seu fluxo de trabalho, observe as tarefas manuais que podem ser automatizadas. Isso pode incluir tarefas como enviar relatórios para a gestão ou agendar consultas de pacientes. Sempre que possível, procure maneiras de automatizar tarefas para que os membros da equipe possam focar nos aspectos mais importantes do seu trabalho. Se você trabalha em um hospital pequeno, talvez não tenha os recursos necessários para automatizar todas as tarefas. Nesse caso, considere automatizar as tarefas que têm o maior impacto no fluxo de trabalho e que são mais propensas a serem esquecidas. Isso pode incluir tarefas como enviar relatórios para a gestão ou agendar consultas de pacientes. Pode ser útil que essas tarefas sejam gerenciadas por software em vez de por uma pessoa. Quando uma tarefa é automatizada, há menos margem para erro e é mais provável que ela seja concluída conforme o esperado.

Eduque a equipe e os pacientes

O fluxo de trabalho é mais do que apenas atribuir tarefas e prazos; também envolve gerenciar expectativas. Os membros da equipe podem cometer menos erros e fazer melhor uso do seu tempo se entenderem o fluxo de trabalho, as funções, as responsabilidades e as expectativas para as tarefas que lhes foram atribuídas. Os pacientes também podem contribuir melhor para o fluxo de trabalho se entenderem o que se espera deles. As organizações de saúde devem considerar a aplicação de uma abordagem de comunicação padronizada que ajude pacientes e membros da equipe a se entenderem. Isso pode ajudar a reduzir falhas de comunicação e melhorar o fluxo de trabalho geral. Considere desenvolver um módulo educacional para funcionários e pacientes que explique o fluxo de trabalho, como as tarefas devem ser concluídas e o que os pacientes podem fazer para ajudar a melhorar o processo. Este módulo pode ser integrado aos canais de comunicação existentes, como o site ou aplicativo móvel da organização de saúde. Alguns provedores de software WFMS também oferecem ferramentas de comunicação, como módulos interativos de educação do paciente, para ajudar a melhorar o fluxo de trabalho.

Realize sessões regulares de fluxo de trabalho com os membros da equipe.

Ao começar a implementar seu fluxo de trabalho, realize sessões regulares com os membros da equipe para ajudá-los a entender suas funções e responsabilidades. Isso pode ser especialmente útil quando novos membros se juntam à equipe ou quando uma nova iniciativa é introduzida. As sessões de fluxo de trabalho podem ajudar a reduzir erros e melhorar a eficiência. Isso é especialmente importante quando novos processos são adicionados ao fluxo de trabalho. Um WFMS centralizado pode ajudar a rastrear essas mudanças e reverter o fluxo de trabalho ao seu estado original caso algo dê errado. Uma sessão regular de fluxo de trabalho pode ser tão simples quanto uma reunião em que a equipe é guiada pelo fluxo de trabalho e discute como ele os afeta. Você também pode realizar sessões regulares com as principais partes interessadas, como a gestão, para ajudá-los a entender como seu fluxo de trabalho funciona e quando se pode esperar que certas tarefas sejam concluídas.

Faça o rodízio de funções para aumentar a eficiência

Muitos hospitais possuem departamentos com um ou dois funcionários especializados em uma única tarefa, como agendamento de consultas ou gestão de estoque. Para aumentar a eficiência, considere fazer o rodízio de funcionários nessas funções especializadas. Isso pode ajudar a melhorar o desempenho geral do fluxo de trabalho, aproveitando os diferentes pontos fortes dos membros da sua equipe e reduzindo os efeitos do esgotamento profissional. Por exemplo, suponha que seu hospital use uma ferramenta de software como serviço (SaaS) para agendar consultas. Essa tarefa normalmente leva várias horas por dia, o que é mais do que um único funcionário consegue concluir em tempo hábil. Você pode fazer o rodízio dos membros da equipe nessa função, garantindo que ela seja concluída todos os dias, mas em um ritmo gerenciável para cada funcionário. Isso também pode ajudar a reduzir erros causados pela fadiga, que podem ocorrer quando os funcionários recebem regularmente tarefas que excedem sua capacidade.

Forneça visibilidade com relatórios em tempo real

Relatórios em tempo real podem ajudar a aumentar a visibilidade em todo o hospital, o que pode ajudar a melhorar o fluxo de trabalho e reduzir erros. Isso pode ser especialmente útil em sistemas WFMS que podem se integrar a outros softwares. Isso pode incluir software de agendamento, ferramentas de gestão de dados e muito mais. Por exemplo, suponha que um paciente tenha uma consulta agendada para as 14h, mas algo aconteça e cause um atraso. Com relatórios em tempo real, você pode identificar a consulta do paciente no seu software de agendamento e atualizar a consulta para mostrar o atraso. O sistema pode então atualizar automaticamente o registro do paciente para refletir o atraso, o que pode ajudar a reduzir o tempo que médicos e enfermeiros gastam atualizando registros manualmente.

Estabeleça escalas de trabalho previsíveis

Pode parecer contra-intuitivo, mas estabelecer escalas de trabalho previsíveis pode ajudar a melhorar o fluxo de trabalho. Isso pode ser especialmente útil para departamentos com uma carga de trabalho mais pesada, como prontos-socorros ou equipes de enfermagem. Uma escala previsível pode ajudar a garantir que as tarefas sejam concluídas no prazo, minimizando a possibilidade de erros. Por exemplo, suponha que o pronto-socorro normalmente tenha uma carga de trabalho mais pesada nas noites de sexta-feira. Você pode definir escalas de trabalho para levar em conta esse aumento na demanda, garantindo que as tarefas sejam concluídas no prazo e reduzindo a possibilidade de erros. Isso também pode ajudá-lo a identificar áreas para melhoria, como um tempo de espera acima da média, e fazer os ajustes necessários.

Empregue táticas de dissuasão para tarefas não essenciais

Esta é uma estratégia controversa, mas que pode ajudar a reduzir o tempo gasto em tarefas não essenciais. As táticas de dissuasão envolvem reduzir a visibilidade de tarefas não essenciais para que a equipe tenha menos probabilidade de realizá-las. Isso pode ser feito de várias maneiras, como não monitorar tarefas ou métricas relacionadas a atividades não essenciais, ou relatar apenas erros relacionados a elas. Por exemplo, suponha que os membros da equipe gastem muito tempo preenchendo formulários relacionados a pedidos de medicamentos. Você pode decidir reduzir a visibilidade dessa tarefa. Isso pode ser feito deixando de monitorar o tempo gasto nesses formulários ou relatando apenas os erros relacionados a essa tarefa. Isso pode ajudar a reduzir o tempo gasto nessas atividades, para que os membros da equipe dediquem menos tempo a elas.

O fluxo de trabalho é um componente essencial da experiência na área da saúde. Ao melhorar o fluxo de trabalho do seu hospital, você pode ajudar a reduzir erros, melhorar a eficiência e aumentar a qualidade do atendimento prestado aos pacientes. Embora cada uma dessas estratégias seja importante, elas só são eficazes se aplicadas como parte de uma estratégia abrangente que leve em conta os desafios únicos do seu hospital. Este artigo descreve 10 estratégias administrativas que você pode usar para otimizar o fluxo de trabalho do seu hospital, para que os membros da equipe gastem menos tempo em tarefas burocráticas e mais tempo no atendimento ao paciente.