Caso práctico: Ahorros con sistemas PACS en un hospital

Presentamos un caso de estudio realizado en un hospital cuyo objetivo fue determinar  el costo diferencial entre la radiografía basada en película y un sistema PACS.

Implementar un sistema PACS en cualquier institución médica, sin importar su tamaño, ofrece numerosos beneficios. Con el objetivo de analizar los beneficios económicos en términos de ahorro e inversión en un entorno real, los Institutos Nacionales de Salud de Estados Unidos (NIH) realizaron un estudio de ocho años en un hospital. El hospital buscaba dejar de utilizar película física y aprovechar los diversos beneficios de los sistemas PACS.

Una vez que el sistema PACS se instaló rápidamente en todo el hospital, la película y los archivos digitales se convirtieron en un solo paso. Esto demostró que implementar sistemas PACS en todo el hospital de una sola vez puede representar un ahorro significativo.

Este caso de estudio buscó construir un modelo para la evaluación financiera a gran escala de PACS en todo el hospital, con el fin de ayudar a formular estrategias de implementación. Se concluyó que implementar un sistema PACS representa al menos un 63% de ahorro para el departamento de radiología.

Detalles del caso de estudio

El estudio se llevó a cabo en un hospital público, con 482 camas y 100 médicos disponibles. Para 2002, el departamento de radiología había realizado 150,000 estudios de imagen, con un incremento anual del 10% en el uso de este servicio entre 1997 y 2002. 

A mediados de 2003, este hospital decidió implementar un sistema PACS, que se puso en marcha entre enero y marzo de 2004; para entonces ya se habían adquirido:

• Cuatro equipos de rayos X convencionales.
• Un equipo de ultrasonido compatible con DICOM.
• Un equipo de tomografía computarizada (TC).
• Un equipo de resonancia magnética. 

Además, un equipo de TC más antiguo ya convertía las imágenes a formato DICOM mediante un gateway. Como parte del PACS, también se adquirieron modalidades de imagen adicionales, entre ellas tres procesadores de radiografía computarizada (CR) de alta capacidad.

El PACS se integró por completo con un sistema de información hospitalaria (HIS) a través de un sistema de información radiológica (RIS). La información de las órdenes generada por el HIS se convertía en una lista de trabajo para los equipos compatibles con DICOM. El paso de procedimiento realizado por la modalidad (MPPS) permite que la información de finalización del estudio se retroalimente al sistema HIS.

Fue fundamental contar con el apoyo de todo el personal médico del hospital para que el proceso se desarrollara sin contratiempos, por lo que todos debieron capacitarse en su uso mediante una versión previa de mini-PACS, lo que les permitió familiarizarse con él y asegurar el éxito final del estudio.

Se decidió migrar toda la operación basada en película física a imágenes digitales para evitar los costos operativos de mantener sistemas duales y reducir el costo de la película láser, que es más cara que la película convencional.

Tras la instalación y la capacitación en PACS, el hospital alcanzó su meta de reducir en un 100% el uso de película radiográfica en solo 2 semanas. Sin embargo, se mantuvo el uso de película en las unidades de mastografía y de fluoroscopia remota.

 El cambio se realizó por áreas, comenzando por la consulta externa, ya que ahí era donde la película radiográfica se utilizaba con menor frecuencia; después continuó con el área de urgencias y, posteriormente, con las unidades de atención.

Métricas analizadas en el estudio

Algunos de los supuestos en los que se basó esta investigación, junto con especialistas en la materia, fueron:

1. Se utilizó un horizonte temporal de ocho años.
2. Se asumió una tasa de descuento del 3%.
3. De no haberse instalado el sistema PACS, el hospital habría tenido que adquirir tres procesadores de película en los años 0, 4 y 8.
4. El almacenamiento de corto plazo del PACS conserva un año de imágenes recientes, y las imágenes de largo plazo se almacenan en un arreglo redundante de discos independientes (RAID), que se adquiere anualmente según el volumen de archivos de imagen.
5. El costo anual de mantenimiento del PACS se calculó en 5% del costo inicial de compra.
6. El hardware de las estaciones de trabajo PACS utilizadas por médicos y radiólogos puede durar cuatro años y se reemplazará en el quinto año.
7. Los costos de las actualizaciones de software del PACS están incluidos en el costo de mantenimiento.

Para llevar a cabo este análisis de costo diferencial, se tomó en cuenta lo siguiente:

1. Modelo de costos del PACS. Consideró todo, desde el mantenimiento y el reemplazo de los casetes de radiografía computarizada hasta el almacenamiento. Al final del estudio, se observó un aumento de los costos hacia el quinto año, cuando hubo que reemplazar el hardware de las estaciones de trabajo, aunque se trataba de un costo ya previsto. 
2. Modelo de costos basado en película. Incluye el costo de compra y mantenimiento de los procesadores de película; el costo de la película, los químicos, los sobres para película, los casetes de película convencional y la eliminación de película; así como los salarios del personal del archivo de películas. Aquí se pudo observar que los costos aumentaron aproximadamente un 58% a medida que creció el número de estudios radiológicos.
3. Valor presente neto (VPN). El capital inicial para instalar el sistema PACS fue de USD $699,497, y para el octavo año, el VPN fue de USD $1,598,698.

Conclusiones del estudio

El costo de operar con película física y los costos relacionados, como químicos, sobres de almacenamiento e impresión de etiquetas, representaron el 58% de los costos totales, seguidos por un 22% del procesamiento de película y costos relacionados, y un 20% de los salarios del personal de archivo, con un VPN (valor presente neto) de USD $2,083,856.

Con este análisis de costo diferencial, se determinó que el valor presente neto del sistema PACS fue de USD $1,598,698, mientras que el VPN del sistema basado en película fue de USD $2,083,856, lo que indica un ahorro neto de USD $485,157; con ello se estableció un ahorro neto para la operación con PACS.

En conclusión, instalar un sistema PACS bien diseñado, bien planeado e implementado con la asesoría de expertos dentro de un complejo hospitalario beneficia tanto en el nivel de costos  como en otras áreas, por ejemplo, al reducir los tiempos de espera de los pacientes, mejorar la atención de pacientes críticos, reducir la falta de disponibilidad de imágenes, aumentar la productividad de los equipos y de los técnicos, permitir consultas telefónicas en línea, ahorrar tiempo a los radiólogos y reducir las necesidades de personal.

Por otro lado, las unidades de urgencias y de cuidados intensivos agilizaron el tratamiento de los pacientes al ahorrar tiempo en el traslado de películas. Las clínicas también registraron menores tiempos de espera para los pacientes, ya que los estudios podían interpretarse de inmediato. 

Tras implementar el sistema PACS, en solo tres años el uso de los servicios de radiología aumentó un 82% en pacientes hospitalizados y un 38% en consulta externa. Se proyectó un aumento adicional considerable en el número de estudios a partir del octavo año, junto con mayores ahorros al dejar de imprimir película. Desde un punto de vista más conservador, se espera un ahorro del 63% en las operaciones radiológicas.

Referencia: Ying-Cheng Fan et al. “Evaluación financiera de un sistema de archivo y comunicación de imágenes implementado de una sola vez”. Institutos Nacionales de Salud de EE. UU. J Digit Imaging. Dic. 2006; 19(Supl 1): 44–51.